Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
С 1 сентября 2021 года утверждена новая форма трудовой книжки и новый порядок ведения и хранения трудовых книжек Приказом Министерства труда и социальной защиты России от 19 мая 2021 года № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Срок действия приказа до 1 сентября 2027 года.
С переходом на электронные трудовые книжки, бумажная трудовая книжка не отменена, поэтому, за работодателем, как и прежде, остаётся обязанность своевременного и правильного внесения записей, как в электронную трудовую книжку, так и в бумажную трудовую книжку.
В связи с этим Министерством труда России принято решение обновить бланки бумажных трудовых книжек, отменены устаревшие правила ведения и хранения трудовых книжек, а также инструкция по заполнению книжек.
Прежде всего, изменения претерпел сам бланк бумажной трудовой книжки. Новый бланк бумажной трудовой книжки теперь содержит 14 разворотов, однако количество разворотов для сведений о награждении уменьшено до 7. Во вкладыше под сведения о работе отведено 12 разворотов, и 5 разворотов на сведениях о награждении.
Новая трудовая книжка будет выдаваться работнику в случае утери или порче в течение 15-ти рабочих дней с момента подачи заявления работником о выдаче дубликата.
Однако в ч. 5 ст. 65 ТК сказано: если у гражданина на момент приёма на работу не окажется трудовой книжки в связи с её потерей или по любой другой причине, работодатель обязан по заявлению выдать новую трудовую.
Введенные правила позволяют производить записи в бумажную трудовую книжку с помощью технических средств, штампов или печатей. К примеру, штамп, со стандартной записью об увольнении по собственному желанию.
По-прежнему, записи в бумажную трудовую книжку должны вноситься гелиевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет. Почерк должен быть разборчивым, аккуратным, без ошибок. При заполнении бумажной трудовой книжки недопустимо сокращение слов.
Новыми правилами определен единый формат для даты рождения сотрудника и даты заполнения титульного листа бумажной трудовой книжки — указали пустые строчки. Кроме того, новыми правилами отменено требование о заполнении бумажной трудовой книжки в присутствии сотрудника, который принимается на работу в первый раз.
Согласно новому порядку поменялись правила внесения записей об образовании. Уровни образования привели в соответствие с действующим Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 N 273-ФЗ:
· основное общее;
· среднее общее;
· среднее профессиональное;
· высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Записи о незаконченном образовании в трудовую книжку не вносятся.
Новыми правилами допускается использование печати сотрудника кадровой службы, и исключается подпись самого работника.
Новыми правилами предусмотрен срок выдачи на руки трудовой книжки работнику в течение 3-х рабочих дней, при подаче им заявления о предоставлении информации о трудовой деятельности. Кроме того, в новой редакции правил заменён штамп «Выдан вкладыш» при выдаче вкладыша в бумажной трудовой книжки на надпись с указанием серии и номера вкладыша.
С 1 сентября 2021 года утратили силу формы по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей (приложения 2, 3, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).
Работодатель теперь сам осуществляет разработку форм книг и журналов по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в неё для учёта движения бумажных трудовых книжек (п. 40 Правил, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). В них в обязательном порядке необходимо указывать дату приёма бумажной трудовой книжки и её номер, также при увольнении сотрудника дату выдачи трудовой и подпись работника, которая свидетельствует о получении бумажной трудовой книжки. При этом отменено требование, скреплять книги учёта сургучной печатью или опломбировать, достаточно пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации и печатью (при наличии).
Кандидатам, которые поступают на работу в первый раз, бумажная трудовая книжка не оформляется (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Новый бланк бумажной трудовой книжки необходимо выдавать работникам, потерявшим трудовую. Для этого работник должен обратиться к работодателю по последнему месту работы, для оформления дубликата документа (п. 30 Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н).
Возможны ситуации, при которых необходимо будет выдавать дубликаты действующим сотрудникам:
1. Если сотрудник брал бумажную трудовую книжку для оформления пенсии и потерял её сам или её потеряли в Пенсионном фонде.
2. Если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана).
3. По требованию сотрудника, которому внесена запись об увольнении или переводе, затем впоследствии их признали недействительными.
В данной статье рассмотрены основные изменения, и не отражены иные нововведения, содержащиеся в Приказе Министерства труда и социальной защиты России от 19 мая 2021 года № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
Обращаем внимание работодателей о необходимости приведения локальных документов организаций в соответствие с действующими нормами законодательства.
