О подразделении
Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
- постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
- сокращение документооборота;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.
Функции управления делопроизводства:
- Разработка и внедрение инструкции по делопроизводству.
- Разработка и проектирование бланков документов.
- Осуществление обработки поступающих и отправляемых документов.
- Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
- Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.
- Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
- Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок.
- Организация компьютерного изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.
- Разработка номенклатуры дел, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
- Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.
- Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
- Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
- Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.
- Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.
- Повышение квалификации работников управления делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.