муниципального образования город-герой Новороссийск

1.           В связи с изменениями в ТК РФ вопрос организации ЭДО по охране труда стал актуален как никогда. СУОТ является неотъемлемой частью управленческой и (или) производственной системы работодателя. Поэтому электронный документооборот по охране труда должен функционировать в порядке, установленном самим работодателем, исходя из его организационных, технико-технологических, материально-производственных, финансовых возможностей, а также передового опыта других работодателей

2.           Решение о внедрении электронного документооборота – право работодателя. Если такое решение будет принято, нужно утвердить локальный нормативный акт о внедрении ЭДО по ОТ в структуре действующего Положения о СУОТ, с учетом требований документооборота работодателя.

В Положении о СУОТ нужно прописать, какие конкретно процессы будут осуществляться в информационных системах.

Как специалисту по охране труда взаимодействовать с реестром работодателя, с СФР по предупредительным мерам, передавать отчеты в Росстат?

Шаг № 1. Подготовка к переходу на ЭДО

На этом этапе разрабатывают и утверждают положение об ЭДО, в котором содержатся правила оформления цифровых документов и работы с ними, перечень документов, подпадающих под цифровизацию, термины, определения, а также график документооборота. Параллельно работодатель должен выбрать программное обеспечение или сервис для ЭДО по охране труда.

Шаг 2. Изготовление электронных подписей

Юридически значимый ЭДО возможен только с использованием электронных подписей. Работодатель подписывает документы только усиленной квалифицированной ЭП, работники вправе выбрать усиленную квалифицированную или неквалифицированную подпись.

Дополнительный плюс – экономия денег на бумаге и картриджах.

Шаг 3. Уведомление работников и получение согласия на ЭДО

Когда организационные вопросы решены, электронные подписи и ПО готовы, работодатель назначает дату, с которой будут издаваться документы по охране труда в электронном виде. О предстоящем запуске ЭДО необходимо заблаговременно уведомить персонал.

Какие документы нельзя вести в электронном виде на сегодняшний день?

Пример:

исключением является Акт о несчастном случае.

В пункте 29 Порядка расследования № 223н указано, что «Комиссией при проведении расследования несчастного случая, в том числе происшедшего в отдельных отраслях и организациях (в установленных Кодексом и Положением случаях государственным инспектором труда, самостоятельно проводящим расследование несчастного случая) также принимаются к рассмотрению документы, ведение которых в соответствии с законодательством Российской Федерации может осуществляться в электронном виде».

Поскольку все виды инструктажей должны вестись в бумажной форме, запрещается оформление наряда-допуска в электронном формате, поскольку допуск подразумевает проведение целевого инструктажа столько дней, сколько будет проводиться работа.

«23. Наряд-допуск выдается непосредственному руководителю работ (прорабу, мастеру, менеджеру и другим) должностным лицом, уполномоченным приказом работодателя. Перед началом работ руководитель работ обязан ознакомить работников с мероприятиями по безопасности производства работ и провести с ними целевой инструктаж по охране труда с оформлением записи в наряде-допуске» (п.23 ПОТ № 883н в строительстве, п.6.32 ПОТ № 903н в электроустановках и т.д.)

6.32. До оформления допуска бригады к работе по наряду-допуску должны быть проведены целевые инструктажи выдающим наряд-допуск и допускающим, а до начала работ - ответственным руководителем (производителем работ, наблюдающим) с их оформлением в соответствующих таблицах регистрации целевого инструктажа, проводимого выдающим наряд-допуск, в бланке наряда-допуска. Проведение целевых инструктажей должно охватывать всех участвующих в работе по наряду работников - от выдавшего наряд-допуск до членов бригады.

Подписи работников в таблицах регистрации целевых инструктажей являются подтверждением проведения и получения инструктажа.

Правовое управление Государственной думы в настоящий момент проводит оценку законопроекта № 270457-8, поступившего от сенаторов РФ Клишас А.А., И.В. Рукавишникова и депутата ГД М.А. Топилина о возможности перевести все инструктажи по ОТ, кроме целевого, в электронный документооборот. Законопроектом предусмотрено, чтобы инструктажи проводились с использованием УКЭП или УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Использование ЭДО в охране труда способствует:

•      ЭКОНОМИИ ДЕНЕГ на картриджах и бумаге, помещениях для хранения архивной документации.

•      УВЕЛИЧЕНИЕ СКОРОСТИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Ознакомление с документацией под подпись можно провести без хождения по кабинетам, погони за работниками с разъездным характером работы или находящихся в командировках, отпусках и т. д. При этом разослать информацию можно находясь в любом месте, где есть интернет.

•      УЛУЧШЕНИЮ КОНТРОЛЯ за ознакомлением работников с документами по охране труда. В ЭДО видно, кто просмотрел документ, кто подписал, а кто даже не открывал.

На рынке довольно давно существуют универсальные решения по организации электронного документооборота, не ориентированные конкретно на охрану труда. Но в последнее время появились программы, разработанные специально для СОТ, учитывающие его запросы и специфику работы. В тематическом выпуске № 3 за 2023 год «Школы по охране труда» рассмотрены особенности и тех, и других.

Правильно организовать электронный документооборот по охране труда помогут рекомендации, которые размещены на официальном сайте администрации города Новороссийска https://admnvrsk.ru:

- вкладка «Горожанам», блок информации «Школа по охране труда», или пройдя по ссылке: https://admnvrsk.ru/gorozhanam/shkola-po-okhrane-truda/